Bancos

En Alegra, Bancos representa el efectivo, las cuentas de banco y las tarjetas de crédito de tu empresa, donde registras movimientos como depósitos, retiros, transferencias y pagos. Gestionarlos bien mantiene tu contabilidad alineada con la realidad y te permite detectar inconsistencias a tiempo.

1. Crear una cuenta de banco

  1. Ve al menú Bancos > Bancos y cajas.

  2. Haz clic en Agregar banco y completa la información solicitada.

  3. Haz clic en Crear banco.

Importante:

  • Puedes registrar cuentas de banco, de efectivo o tarjetas de crédito.

  • Si eliges una moneda diferente a la principal, el sistema te pedirá confirmar la tasa de cambio con la que se registra el saldo inicial.

  • Al crear la cuenta, Alegra genera automáticamente la cuenta contable del banco con el saldo inicial que ingresaste.

2. Conectar tu banco (sincronización automática)

La conexión sincroniza tu cuenta bancaria con Alegra para consultar tus movimientos en tiempo real y agilizar las conciliaciones. Es opcional: si prefieres gestionar tus cuentas manualmente, puedes seguir usando Alegra sin conectarlas.

Antes de conectar:

  • Activa la Sucursal virtual / Portal transaccional desde la app de tu banco o llamando a la entidad.

  • Cierra la sesión de la sucursal virtual en el navegador antes de iniciar.

  • Al conectar, Alegra trae los movimientos desde la fecha de creación del banco en Alegra o hasta 3 meses atrás, según el banco.

  • El número de cuentas que puedes conectar depende de tu plan. (En período demo: máximo 2.)

Bancos disponibles para conexión: Bancolombia (personas y empresas), Davivienda (portal cliente y empresa), Scotiabank Colpatria personas, Banco Caja Social (personas y empresas), BBVA (personas y empresas), Banco de Occidente (portal transaccional).

Pasos para conectar:

  1. Ve a Bancos > Bancos y cajas.

  2. Ubica la cuenta y en Acciones haz clic en Ver.

  3. Haz clic en Conectar cuenta/banco y selecciona el banco.

  4. Acepta los términos, ingresa tus credenciales (usuario/contrato y contraseña) y haz clic en Acceder y conectar banco.

  5. Selecciona la cuenta y haz clic en Continuar.

  6. Finaliza con Ir al detalle de la cuenta bancaria.

Desconectar un banco: entra a la cuenta (Ver) > Acciones > Desconectar > Desconectar banco > Terminar.

3. Transferir dinero entre cuentas

Registra el movimiento de dinero entre dos cuentas (banco o efectivo). Alegra crea automáticamente la salida en la cuenta de origen y el ingreso en la de destino.

  1. Ve a Bancos > Bancos y cajas.

  2. Ubica la cuenta de origen y en Acciones haz clic en Ver.

  3. Haz clic en Acciones > Transferir y completa el formulario.

  4. Haz clic en Crear transferencia.

Campos del formulario: Cuenta de origen, Cuenta destino, Centro de costo de origen, Centro de costo de destino, Monto, Fecha y Descripción (opcional).

Alegra genera automáticamente un comprobante de egreso y un recibo de caja que respaldan el movimiento.

Moneda extranjera: para transferir entre dos cuentas en moneda extranjera, hazlo en dos pasos: primero de la cuenta en moneda extranjera a una en moneda principal, y luego de esa a la otra cuenta en moneda extranjera.

4. Conciliación bancaria

La conciliación compara tus registros contables con los movimientos del extracto bancario en un período, para asegurar que los saldos coincidan.

Regla común a todos los métodos: el botón Conciliar solo se habilita cuando la diferencia entre el saldo del extracto y los registros seleccionados es $0,00. Puedes usar Posponer para guardar y continuar después.

4.1. Métodos de conciliación

a) Con tus bancos conectados (el más simple)

  1. Bancos > Bancos y cajas, ubica la cuenta y en Acciones haz clic en Conciliar.

  2. Selecciona los registros que coincidan con el extracto.

  3. Cuando la diferencia sea $0,00, haz clic en Conciliar.

b) Importando un archivo (Excel, PDF o imagen)

  1. Entra a la cuenta (Ver) > Conciliar > Desde un archivo o imagen.

  2. Descarga la plantilla y carga tu archivo en XLSX (también acepta PNG, JPG, PDF o CSV).

  3. Revisa y edita los movimientos en línea si es necesario.

  4. Ingresa el saldo del extracto y haz clic en Procesar transacciones > Continuar.

⚡ Con IA: al cargar extractos en PDF o imagen, el agente conciliador detecta automáticamente movimientos (intereses, sobregiros), vincula transacciones existentes y evita duplicados.

Recomendaciones para la plantilla:

  • Fechas en formato dd/mm/aaaa.

  • Valores negativos (-) para salidas, positivos para entradas.

  • Máximo 4 decimales, separador punto (.) (ej.: 8400.68). Verifica en Excel: Archivo > Opciones > Avanzadas > Usar separadores del sistema.

  • Conceptos claros, sin números ni caracteres especiales.

Errores frecuentes al importar:

  • La plantilla contiene más de 20 errores → revisa las recomendaciones y reintenta.

  • No pudimos leer el archivo .xlsx / Formato inválido → usa la plantilla oficial en formato .xlsx.

  • Ocurrió un error al importar → recarga la página e inténtalo de nuevo.

c) Manual (sin bancos conectados)

  1. Bancos > Bancos y cajas, ubica la cuenta y haz clic en Conciliar.

  2. Ajusta la fecha del período e ingresa el saldo según tu extracto.

  3. Selecciona los registros del mismo período.

  4. Cuando la diferencia sea $0,00, haz clic en Conciliar.

En tu primera conciliación, el saldo inicial es el que indicaste al crear el banco (puedes modificar la fecha inicial si lo necesitas).

4.2. Conciliación a facturas (cuando no hay coincidencias automáticas)

Si Alegra no encuentra coincidencia entre un movimiento del banco y un pago registrado, ya no necesitas detener el proceso. Puedes:

  • Asociarlo a una cuenta contable.

  • Asociarlo a uno o varios pagos.

  • Asociarlo a una factura (de igual o mayor valor) o a varias facturas.

  • Crear un pago nuevo automáticamente.

Pasos: en Bancos > Conciliación, selecciona la cuenta. Sobre un movimiento pendiente, Acciones > Conciliar o (+) Asociar movimiento, completa la información del pago y confirma con Asociar movimiento. El ingreso queda registrado con un comprobante contable.

4.3. Dónde ver tus conciliaciones

En Bancos > Conciliaciones bancarias verás el listado con Fecha, Banco, Registro y Estado (Conciliada, Pendiente o Borrador). En Acciones puedes Ver, Descargar o Eliminar.

4.4. Eliminar una conciliación

  1. Ve a Bancos > Conciliaciones bancarias.

  2. Ubica la conciliación y en los tres puntos selecciona Eliminar > Eliminar.

⚠️ Alegra solo permite eliminar la última conciliación realizada, porque el saldo inicial de cada una se calcula con base en la anterior. Para modificar una conciliación previa, deshaz primero las más recientes.

4.5. Agrupar conceptos (movimientos recurrentes)

Durante la conciliación, Alegra puede agrupar automáticamente movimientos con descripciones similares (impuestos, seguros, intereses, cargos recurrentes como el 4x1000) para revisarlos más rápido y reducir errores.

  1. Entra a Bancos > Conciliaciones bancarias y abre la vista de conciliación. El sistema analiza los movimientos cargados.

  2. Cuando detecte descripciones similares, verás el aviso «Se detectaron movimientos con descripciones similares» → Agrupar ahora (o Cancelar para mantenerlos individuales).

  3. Cada grupo se muestra como un bloque expandible con su nombre (ej.: 4x1000) y el monto total acumulado. Puedes expandirlo, contraerlo o quitar un movimiento que no corresponda.

5. Asociar comprobantes contables a bancos

Cualquier movimiento en cuentas contables de bancos, efectivo o tarjetas de crédito se refleja en el módulo de Bancos. Esto aplica especialmente a comprobantes registrados antes del 24 de marzo de 2025.

Individual — Contabilidad > Comprobantes contables > abre el comprobante > Asociar a bancos > Sí, asociar a bancos.

Masivo — en Comprobantes contables, selecciona varios (o usa Filtrar > por asociar a bancos) > Asociar a bancos > Sí, asociar a bancos.

Aclaraciones:

  • No afecta conciliaciones previas; los nuevos comprobantes quedan como No conciliado.

  • La acción no se deshace directamente: para revertirla, elimina o modifica el comprobante.

  • Comprobantes con cuentas de banco desactivadas no se asocian hasta reactivar la cuenta.

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