Documento Soporte Electrónico (DSE)¶
El Documento Soporte Electrónico (DSE) de Alegra facilita el registro y validación de gastos con proveedores no obligados a facturar electrónicamente, garantizando la exactitud contable y cumplimiento con la normatividad DIAN.
Cómo implementar el Documento Soporte Electrónico (DSE) en Alegra¶
Registro y Habilitación¶
Registrar Habilitación en DIAN
Selecciona un software autorizado, como Alegra, y verifica que tu RUT esté actualizado.
Asegúrate de que el proveedor de la compra no esté obligado a facturar electrónicamente.
Obtención de Resolución de Numeración
Define rango y prefijo para Documentos Soporte.
Firma solicitud con firma digital y recibe resolución de numeración de la DIAN.
Asociación de Prefijos en Alegra
La resolución se sincroniza con Alegra en 24-48 horas.
Valida en Configuración > Facturación > Numeraciones que el prefijo esté Activo.
Solicitar resolución de Documento Soporte en la DIAN¶
Dirígete al portal «dian.gov.co».
Ubica la sección «Transaccional» y sigue el proceso para solicitar y habilitar rangos.
Configuración en Alegra¶
Configura numeración en «Gastos» y habilita Documento Soporte Electrónico.
Asociar prefijos obtenidos de DIAN al proveedor tecnológico.
Creación y Envío de Documento Soporte¶
Accede a Gastos > Documento Soporte > Nuevo documento soporte en Alegra.
Selecciona proveedor y completa datos de la operación.
Valida datos y emite el Documento Soporte Electrónico.
¿Cómo crear notas de ajuste?¶
Las Notas de Ajuste corrigen, anulan o disminuyen un Documento Soporte ya elaborado.
Configuración de numeración¶
Ve a Configuración > Facturación > Numeraciones.
Crea nueva numeración para Nota de ajuste a doc. soporte.
Creación de notas de ajuste desde distintos accesos¶
Desde Notas de ajuste
En Gastos, selecciona Notas de ajuste > + Nueva nota de ajuste.
Completa el formulario y guarda.
Desde un Documento Soporte
En Gastos, selecciona Documento Soporte.
Ingresa al documento a ajustar y selecciona Aplicar nota de ajuste.
¿Cómo emitir Documentos Soporte Electrónicos?¶
Habilitación DIAN¶
Realiza la habilitación en la DIAN a través del MUISCA.
Registro del Documento Soporte Electrónico¶
Menú Gastos > Documento soporte.
Completa y emite el documento.
Clonación de Documentos Soporte¶
En Gastos, selecciona Documento soporte.
Selecciona el documento, haz clic en Ver detalle y Clonar.
Generación de Documentos Soporte por Compras¶
Solicita numeración a la DIAN.
Configura esa numeración en Alegra y crea documentos soporte para compras a no obligados a facturar.
Solución de errores comunes¶
Error «La fecha debe ser máximo 5 días antes a la fecha actual»¶
Accede al menú «Gastos» y ve a «Documento soporte».
Edita el documento rechazado y cambia la fecha.
Marca «Acumulada» en «Tipo de operación» y guarda nuevamente.
Asociación Incorrecta de Proveedor¶
Solución: Actualizar la asociación del proveedor tecnológico en DIAN si aparece el error «NIT del prestador de servicios no está autorizado por la DIAN».
Solucionar la notificación de error por cédula de ciudadanía¶
Desde el documento soporte problemático, accede al proveedor y edita su identificación a NIT.
Reasocia el proveedor al documento y emite nuevamente.
¿Cómo asignar la fecha contable correcta a tu Documento Soporte Electrónico?¶
Ahora en Alegra puedes registrar tu DSE en el período en que realmente ocurrió el gasto.
Fechas en el DSE¶
Fecha de registro contable: Periodo contable del gasto.
Fecha de emisión: Fecha de transmisión y validación ante la DIAN.
¿Cómo usar la nueva Fecha de registro contable?¶
Ve a Gastos > Documento soporte > Nuevo documento soporte.
Completa el formulario seleccionando la fecha de la operación (hasta un año atrás).
Importante¶
La retención en la fuente se vincula a la fecha contable.
Si el período contable está cerrado, las fechas se mostrarán deshabilitadas.
Diferencias por tipo de operación: Individual (fecha de hoy no editable), Acumulada (modificable hasta 5 días atrás).
Preguntas Frecuentes sobre el DSE¶
Obligaciones y Vigencia¶
Obligados: Facturadores electrónicos para compras a proveedores no obligados a facturar electrónicamente.
Vigente desde el 1 de agosto de 2022 según Resolución 000488 de DIAN.