Ingresos y Cobros

Este documento aborda el manejo de ingresos y cobros en Alegra, proporcionando instrucciones detalladas para la configuración de pagos recurrentes, la gestión de ingresos para terceros y la administración de recibos de caja menor.

Configurar pagos recurrentes

Los pagos recurrentes te permiten programar los gastos habituales de tu empresa en fechas específicas.

Pasos para crear un pago recurrente

  1. En el menú de Gastos, selecciona Pagos recurrentes y luego + Nuevo pago recurrente.

  2. Completa la información solicitada y haz clic en Guardar.

Formulario de nuevo pago recurrente:

  • Numeración: Selecciona la numeración a usar.

  • Contacto: Indica quién recibirá el pago.

  • Cuenta bancaria: Selecciona la cuenta de la que se descontará el pago.

  • Fecha de Inicio: Día de inicio del ciclo de pagos.

  • Fecha de finalización: Último día del ciclo de pagos.

  • Frecuencia: Intervalo en meses para cada pago.

  • Centro de costo: Asociar un centro para el gasto.

  • Moneda: Divisa en la que se registra el pago.

  • Observaciones: Detalles adicionales del gasto.

  • Concepto: Cuenta contable asociada al pago.

  • Precio y Cantidad: Especifica precio y cantidad.

  • Impuesto: Selecciona el impuesto aplicable.

Registrar ingresos recibidos para terceros

Con Alegra, puedes gestionar ingresos para terceros bajo contratos de mandato, registrándolos como pasivos cuando corresponda.

Configurar ingresos para terceros

  1. En Configuración > Empresa, habilita la opción Mandato / Ingresos para terceros.

  2. Selecciona la cuenta de pasivo para los ingresos.

  3. Haz clic en Guardar cambios.

Configurar la cuenta de ingresos por terceros en ítems de venta

  1. En el menú Inventario, selecciona Ítems de venta.

  2. Crea o edita un ítem y selecciona la Cuenta para ingresos por terceros.

Crear facturas de venta para ingresos para terceros

  1. Dirígete a Ingresos > Facturas de venta y selecciona Nueva factura.

  2. En Tipo de operación, selecciona Ingresos para tercero.

  3. Completa la factura y emite a la DIAN.

Registrar y gestionar pagos recibidos

Registra las entradas de dinero y asocia a facturas o cuentas contables mediante pagos recibidos o recibos de caja.

Registrar un pago desde el menú de Pagos recibidos

  1. En Ingresos, selecciona Pagos recibidos > + Nuevo ingreso.

  2. Completa la información requerida y haz clic en Guardar.

  • Numeración: Seleccionar la numeración del documento.

  • Fecha: Fecha del pago recibido.

  • Contacto, Cuenta bancaria y Método de pago.

  • Centro de costo y Moneda.

  • Notas del recibo: Información adicional.

Registrar un pago desde una factura de venta

  1. Bajo Ingresos, selecciona Facturas de venta.

  2. Encuentra la factura y haz clic en Agregar pago.

  3. Completa los datos y haz clic en Guardar.

Acciones adicionales

  • Imprimir, editar, eliminar o anular un pago.

  • Exportar listado de pagos o gestionar transferencias bancarias.

Devoluciones en ventas

Gestión de notas crédito y notas de ajuste para documentos POS.

  1. En Ingresos, selecciona Devoluciones en ventas.

  2. Elige la opción entre Nota crédito o Nota de ajuste POS y procede con los pasos correspondientes.

Recibo de caja menor

Los recibos de caja menor se utilizan para registrar gastos menores sin factura disponible.

Uso y contenido

  • Documentar pagos pequeños, justificar gastos sin factura y mantener control del fondo.

  • Deben incluir: Número consecutivo, fecha, concepto, valor y firmas.

Registro en Alegra

  1. Selecciona Nuevo pago desde el módulo de Gastos > Pagos.

  2. Completa la información y guarda.

Con esta guía, podrás gestionar eficientemente tus ingresos y cobros en Alegra, optimizando tanto la organización interna como el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.