Compras y Gastos¶
Alegra ofrece herramientas robustas para la gestión de compras y gastos, permitiendo automatizar, registrar, y controlar eficientemente las transacciones relacionadas con proveedores y salidas de dinero.
Ajustar Facturas de Compra¶
Uso de Notas de Ajuste¶
Para corregir el valor de una factura de compra registrada sin modificar el documento original, utiliza las Notas de Ajuste. Este método es útil en casos de devoluciones, ajustes en el valor facturado o reconocimientos de valores a favor.
Ve a Gastos > Notas de ajuste > + Nueva Nota de ajuste.
Selecciona el proveedor, registra la fecha, valor e ítems o cuentas.
Guarda la información, asegurándote de añadir un documento soporte obligatorio.
Recuerda mantener la factura original intacta y solo usar Notas de Ajuste para corregir valores, no para aumentarlos. Para incremento de valores, se deben usar Notas Débito.
Automatizar la Creación de Facturas de Compra¶
Desde Archivos XML¶
Carga automáticamente los ítems de tus facturas de compra desde archivos XML:
Configura tu correo en Gastos > Recepción de comprobantes > Buzón de correo.
En Gastos > Recepción de comprobantes > Documentos electrónicos, ubica la factura, y selecciona Registrar comprobante.
Verifica la información y guarda.
Alegra asocia automáticamente ítems de venta, cuentas contables, impuestos, descuentos, precio y cantidad, optimizando tiempo y reduciendo errores.
Causación de Facturas¶
La causación de facturas implica registrar el gasto o ingreso en el momento en que ocurre la obligación, conforme a las NIIF y el principio de devengo del Estatuto Tributario.
Recepción y verificación de datos: monto, concepto, nombres.
Registro contable: usando partida doble, afectando al menos dos cuentas.
La causación es fundamental para mantener estados financieros precisos y facilitar el cumplimiento fiscal ante la DIAN.
Crear Facturas de Proveedor¶
Registra tus compras desde la App móvil o el sistema web:
Ve a Facturas de compra > + Nueva factura de compra > Crear manualmente.
Completa el formulario con los datos del proveedor, ítems y condiciones de pago.
Guarda las facturas, registrándolas como Cuentas por pagar a proveedores.
Además, puedes registrar facturas enviando imágenes a través de WhatsApp o cargando archivos XML.
Importar Masivamente Facturas de Compra¶
Desde Excel¶
Carga múltiples facturas desde un archivo Excel mediante la importación masiva:
Descarga y completa la plantilla oficial de Alegra.
Sube el archivo en Gastos > Facturas de compra > Más acciones > Importación masiva de facturas de compra.
Valida y corrige datos antes de confirmar la importación.
Utiliza los desplegables en Excel para asignar cuentas contables e impuestos, asegurando la coincidencia de NITs con los proveedores existentes.
Registrar Gastos y Egresos¶
Registra de manera sencilla los pagos y egresos desde el menú de Gastos o directamente en las facturas:
Dirígete a Pagos o Facturas de compra y selecciona Nuevo pago.
Completa el formulario del pago y guarda.
Puedes gestionar pagos, imprimir comprobantes, y exportar reportes de transacciones para un control contable más eficaz.